Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE 
Suomen Vakuutusyhdistys ry 


1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Rekisterinpitäjä: Suomen Vakuutusyhdistys ry (”Yhdistys”) 
Osoite: c/o Kaipainen-Perttula, Sepontie 1 V, 02130 Espoo 
Puhelin: 0405392203 
Sähköposti: info@suomenvakuutusyhdistys.fi 
Yhteyshenkilö: Eija Kaipainen-Perttula 

2. Rekisteröidyt 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen 
- henkilö- ja kunniajäsenien, 
- entisten henkilö- ja kunniajäsenien, 
- yhteisöjäsenien yhteyshenkilöiden, 
- entisten yhteisöjäsenien yhteyshenkilöiden, 
- nykyisten ja entisten henkilö- ja kunniajäsenten jäsenmaksusta vastaavien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä 
- sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”). 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä viestintä ja markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”). 
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. 

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen henkilö- ja kunniajäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: 
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi; 
- Rekisteröidyn lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka; 
- Rekisteröidyn työnantajan nimi, Y-tunnus ja osoite; 
- Rekisteröidyn työpaikan lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka; 
- Rekisteröidyn jäsenmaksun maksajan laskutusosoite; laskutuspostinumero ja laskutuspostitoimipaikka; 
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite; 
- Rekisteröidyn jäsenmaksun sähköpostilaskuosoite; 
- Rekisteröidyn jäsenmaksun verkkolaskuosoite; 
- Rekisteröidyn puhelinnumero sekä 
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot. 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen yhteisöjäsenien yhteyshenkilöiden, entisten yhteisöjäsenien yhteyshenkilöiden, nykyisten ja entisten henkilö- ja kunniajäsenten jäsenmaksusta vastaavien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja. Näitä tietoja ovat: 
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi; 
- Rekisteröidyn työpaikan lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka; 
- Rekisteröidyn työsähköpostiosoite; 
- Rekisteröidyn työpuhelinnumero sekä 
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot. 

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä Rekisteröidyn työnantajalta. 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen toimintaan liittyvien tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. 

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: 
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; 
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai 
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 

9. Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. 

10. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). 

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; 
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; 
- vaatia henkilötietojensa poistamista; 
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu; 
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja 
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

12. Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yhdistyksen hallituksen sihteerille Eija Kaipainen-Perttulalle osoitteeseen info@suomenvakuutusyhdistys.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 
Suomen Vakuutusyhdistys ry 
c/o Eija Kaipainen-Perttula, Sepontie 1 V, 02130 ESPOO 

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 28.9.2020