Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE 

Suomen Vakuutusyhdistys ry

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomen Vakuutusyhdistys ry (”Yhdistys”) 

Osoite: c/o Kaipainen-Perttula, Sepontie 1 V, 02130 Espoo

Puhelin: 0405392203

Sähköposti: info@suomenvakuutusyhdistys.fi

Yhteyshenkilö: Eija Kaipainen-Perttula

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen

• henkilö- ja kunniajäsenien,
• entisten henkilö- ja kunniajäsenien,
• yhteisöjäsenien yhteyshenkilöiden,
• entisten yhteisöjäsenien yhteyshenkilöiden,
• nykyisten ja entisten henkilö- ja kunniajäsenten jäsenmaksusta vastaavien organisaatioiden yhteyshenkilöiden,
• luottamushenkilöiden, 
• apurahanhakijoiden sekä 
• apurahansaajien henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä viestintä ja markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Yhdistykselle osoitettujen apurahanhakijoiden rekisteri on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasaista hallintaa, apurahojen hakemista, apurahapäätösten tekemistä ja tilastointia varten. Apurahansaajien rekisteri on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasaista hallintaa, apurahan maksamista ja maksamisen seurantaa, apurahojen raportointia ja apurahamaksuilmoitusten tekemistä viranomaisille sekä tilastointia varten. 

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. Apurahanhakijoiden ja –saajien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste Yhdistyksen rekistereissä on oikeutettu etu. Henkilötietoja käsitellään Yhdistyksen apurahatoiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen henkilö- ja kunniajäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka;
• Rekisteröidyn työnantajan nimi, Y-tunnus ja osoite;
• Rekisteröidyn työpaikan lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka;
• Rekisteröidyn jäsenmaksun maksajan laskutusosoite; laskutuspostinumero ja laskutuspostitoimipaikka;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn jäsenmaksun sähköpostilaskuosoite;
• Rekisteröidyn jäsenmaksun verkkolaskuosoite;
• Rekisteröidyn puhelinnumero sekä
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot.

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen yhteisöjäsenien yhteyshenkilöiden, entisten yhteisöjäsenien yhteyshenkilöiden, nykyisten ja entisten henkilö- ja kunniajäsenten jäsenmaksusta vastaavien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn työpaikan lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka;
• Rekisteröidyn työsähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn työpuhelinnumero sekä
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot.

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen apurahanhakijan perustietoja (kuten nimi, yhteystiedot ja syntymäaika/henkilötunnus), perustietoja haettavasta apurahasta, apurahan käyttötarkoituksesta ja tyypistä, mahdollisesta työryhmästä, haettavan apurahan määrästä, muusta saadusta tai haetusta rahoituksesta samaan tarkoitukseen ja mahdollisten suosittelijoiden tiedot. Lisäksi mahdolliset lausunnonantajan erikseen toimittamat lausunnot ja hakijan lähettämät apurahahakemuksen liitteet, kuten työsuunnitelmat, tutkintotodistukset, ansioluettelot, portfoliot ja toimintakertomukset. 

Apurahanhakijan tietosisällön lisäksi Yhdistyksen apurahansaajan Rekisterissä käsiteltävät tiedot ovat: apurahansaajan henkilötunnus, pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja summa, apurahan maksatustiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä Yhdistyksen henkilöjäsenten osalta myös Rekisteröidyn työnantajalta.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen toimintaan liittyvien tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Myönnetyt apurahat julkaistaan Yhdistyksen verkkosivuilla, toiminta- ja vuosikertomuksessa sekä sosiaalisessa mediassa. Apurahan otsikon ja saajan lisäksi voidaan julkistaa hakemuksen tiivistelmä ja apurahan kohteena olevan työn valmistuttua uutinen tästä. Maksetut apurahat ilmoitetaan verohallinnolle ja Melaan (Maatalousyrittäjien eläkelaitos), joka hoitaa apurahansaajien MYEL-vakuuttamista.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Yhdistyksen jäsenten henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Apurahanhakijan ja –saajan tiedot säilytetään toistaiseksi, kuitenkin vähintään 10 vuotta. Pysyvästi säilytetään Yhdistyksen hallituksen kokousmateriaalien liitteinä hakijan nimi, apurahan tarkoitus ja haettu summa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). 

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; 
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yhdistyksen hallituksen sihteerille Eija Kaipainen-Perttulalle osoitteeseen info@suomenvakuutusyhdistys.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Vakuutusyhdistys ry c/o Eija Kaipainen-Perttula, Sepontie 1 V, 02130 ESPOO

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.8.2021, jolloin siihen on tehty korjauksia lähinnä apurahan hakijoiden ja  -saajien osalta.